Glossar

Recruiting-Glossar

Die wichtigsten Begriffe rund um Recruiting, Personalgewinnung und den Arbeitsmarkt – kurz und verständlich erklärt, mit Fokus auf das österreichische Arbeitsrecht. 33 Begriffe von A bis Z.

A

Abfertigung neu: Bei der „Abfertigung neu“ zahlt der Arbeitgeber für alle seit 2003 begonnenen Dienstverhältnisse laufend 1,53 % des monatlichen Bruttoentgelts in eine Betriebliche Vorsorgekasse ein. Das angesparte Guthaben ist – anders als früher – auch bei Eigenkündigung erhalten und mitnehmbar.
Active Sourcing: Active Sourcing ist die aktive, direkte Ansprache passender Kandidat:innen – statt nur auf Bewerbungen auf ein Inserat zu warten. Recruiter:innen identifizieren Profile, etwa auf LinkedIn oder Xing, und treten proaktiv und persönlich in Kontakt.
All-in-Vertrag: Ein All-in-Vertrag vereinbart ein Gesamtgehalt, das neben dem Grundgehalt auch Mehr- und Überstunden pauschal abdeckt. Zulässig ist er in Österreich nur, wenn das Gesamtentgelt das kollektivvertragliche Mindestentgelt inklusive der tatsächlich geleisteten Mehrarbeit deckt (jährliche Deckungsprüfung).
Applicant Tracking System (ATS): Ein Applicant Tracking System (ATS) ist eine Software zur Verwaltung von Bewerbungen und Auswahlprozessen. Es bündelt Kandidatendaten, Status, Kommunikation und Auswertungen an einer Stelle.

B

Boolean Search: Boolean Search ist die Suche nach Kandidat:innen mit logischen Operatoren (AND, OR, NOT) und Klammern, um Profile präzise einzugrenzen. Sie ist ein Grundwerkzeug des Active Sourcing und funktioniert in Suchmaschinen, Netzwerken und Lebenslauf-Datenbanken gleichermaßen.

C

Candidate Experience: Candidate Experience ist das Gesamterlebnis einer Person im Bewerbungsprozess – von der Stellenanzeige über die Kommunikation bis zur Zu- oder Absage. Eine gute Erfahrung stärkt die Arbeitgebermarke, eine schlechte schadet ihr messbar.
Candidate Relationship Management (CRM): Candidate Relationship Management (CRM) bezeichnet die systematische Pflege und den Aufbau von Beziehungen zu potenziellen und aktuellen Bewerber:innen über den gesamten Talent-Lifecycle hinweg. Ziel ist es, Talente langfristig an das Unternehmen zu binden und bei Bedarf schneller rekrutieren zu können.
Cost-per-Hire: Cost-per-Hire sind die durchschnittlichen Gesamtkosten einer Einstellung: interne und externe Aufwände geteilt durch die Zahl der Einstellungen. Sie umfassen u. a. Inserate, Tools, Personalzeit und Dienstleisterhonorare.
Cultural Fit / Cultural Add: Cultural Fit beschreibt, wie gut Werte und Arbeitsstil einer Person zu Team und Unternehmen passen. Der neuere Begriff Cultural Add betont ergänzend, was eine Person Neues einbringt – damit Auswahl nicht zur Kopie der bestehenden Belegschaft wird.

D

Deep Match: Deep Match ist der voccess-Ansatz, der über einfaches Keyword-Matching hinausgeht und gleichzeitig auf drei Ebenen abgleicht: Company Fit (Kultur, Werte, Strategie), Team & Role Fit (Führung, Team-Kontext, Persönlichkeit) und Task Fit (Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung).
Dienstzeugnis: Das Dienstzeugnis ist eine schriftliche Bestätigung über Dauer und Art der Tätigkeit, auf die Arbeitnehmer:innen bei Ende des Arbeitsverhältnisses Anspruch haben (§ 39 AngG). Anders als das deutsche „qualifizierte Zeugnis“ ist das österreichische Dienstzeugnis grundsätzlich ein einfaches Zeugnis – Bewertungen und nachteilige Formulierungen sind unzulässig.

E

Employer Branding: Employer Branding ist der Aufbau und die Pflege einer attraktiven Arbeitgebermarke. Kern ist die Employer Value Proposition (EVP) – das glaubwürdige Versprechen, warum man bei diesem Unternehmen arbeiten sollte. Es wirkt nach innen (Bindung) und außen (Gewinnung).
Executive Search: Executive Search ist die gezielte Direktsuche nach Führungskräften und hoch spezialisierten Expert:innen. Eine Personalberatung sucht diskret und proaktiv im Markt, statt eine Position öffentlich auszuschreiben.

F

Fachkräftemangel: Fachkräftemangel bezeichnet die Situation, in der offene Stellen mangels passend qualifizierter Personen nicht oder nur schwer besetzt werden können. In Österreich ist er in vielen Branchen spürbar und verschiebt die Marktmacht zu den Kandidat:innen.

G

Gehaltsangabe-Pflicht im Inserat: In Österreich muss laut § 9 Gleichbehandlungsgesetz (GlBG) jedes Stelleninserat das kollektivvertragliche (oder gesetzliche/betriebliche) Mindestentgelt nennen und – falls gewünscht – die Bereitschaft zur Überzahlung. Fehlt die Angabe, drohen Verwaltungsstrafen.
Gleichbehandlungsgesetz (GlBG): Das Gleichbehandlungsgesetz verbietet Diskriminierung in der Arbeitswelt – u. a. wegen Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, Weltanschauung, sexueller Orientierung oder Behinderung. Es gilt vom Stelleninserat über die Auswahl bis zur Beendigung.

K

Karenz (Elternkarenz): Karenz ist die arbeitsrechtliche Freistellung von Eltern zur Kinderbetreuung mit Kündigungs- und Entlassungsschutz. Sie kann längstens bis zum zweiten Geburtstag des Kindes in Anspruch genommen werden und ist von der finanziellen Leistung (Kinderbetreuungsgeld) zu unterscheiden.
KI-Matching: Matching bezeichnet den datengestützten Abgleich zwischen dem Anforderungsprofil einer Stelle und den Merkmalen von Kandidat:innen. KI-Matching nutzt dafür u. a. semantische Ähnlichkeit und gewichtete Kriterien, um passende Vorschläge mit Begründung zu erzeugen – die Entscheidung bleibt beim Menschen.
Kollektivvertrag (KV): Ein Kollektivvertrag ist eine für eine ganze Branche verbindliche Vereinbarung zwischen Gewerkschaft und Arbeitgeberverband (meist WKO). Er legt vor allem Mindestgehälter, Sonderzahlungen und Arbeitszeitregeln fest – in Österreich sind rund 98 % der Arbeitnehmer:innen davon erfasst.
Kündigungsfrist (Angestellte): Die Kündigungsfrist ist der Zeitraum zwischen Ausspruch und Ende des Arbeitsverhältnisses. Bei Arbeitgeber-Kündigung von Angestellten beträgt sie laut § 20 Angestelltengesetz mindestens sechs Wochen und steigt mit der Dienstzeit auf bis zu fünf Monate; Arbeitnehmer:innen kündigen in der Regel mit einem Monat.

O

Onboarding: Onboarding ist die strukturierte fachliche, organisatorische und soziale Integration neuer Mitarbeitender. Es beginnt idealerweise vor dem ersten Tag (Preboarding) und entscheidet maßgeblich darüber, ob eine Person im Unternehmen bleibt.

P

Passiv Suchende (Passive Candidates): Passiv Suchende sind Personen, die nicht aktiv nach einem Job suchen, aber grundsätzlich offen für ein passendes Angebot sind. Sie machen den Großteil des Arbeitsmarkts aus und sind über Inserate praktisch nicht erreichbar – nur über Active Sourcing.
Personalvermittlung: Bei der Personalvermittlung sucht ein Dienstleister passende Kandidat:innen, die dann direkt beim Unternehmen angestellt werden. Sie ist von der Arbeitskräfteüberlassung (Leiharbeit) zu unterscheiden, bei der die Person beim Überlasser angestellt bleibt.
Probemonat / Probezeit: Der Probemonat ist ein vereinbarter Testzeitraum am Beginn des Arbeitsverhältnisses, in dem beide Seiten jederzeit und ohne Angabe von Gründen sofort auflösen können. In Österreich darf er maximal einen Monat dauern.

R

Recruiting-Funnel: Der Recruiting-Funnel beschreibt den Auswahlprozess als Trichter – von vielen Kontakten und Bewerbungen über mehrere Stufen bis zur einen Einstellung. Die Konversionsraten zwischen den Stufen zeigen, wo Kandidat:innen verloren gehen.
Retention (Mitarbeiterbindung): Retention ist die Fähigkeit eines Unternehmens, Mitarbeitende langfristig zu halten. Sie ist die Kehrseite der Fluktuation: Jede ungewollte Kündigung verursacht Kosten für Nachbesetzung, Einarbeitung und Wissensverlust.

S

Sachbezug (Dienstwagen): Ein Sachbezug für einen Dienstwagen bezeichnet die geldwerte Leistung, die Arbeitnehmer für die private Nutzung des arbeitgebereigenen Fahrzeugs erhalten. Der Wert wird gemäß der Sachbezugswerteverordnung festgelegt und versteuert.
Skill-based Hiring: Skill-based Hiring stellt die tatsächlichen Kompetenzen einer Person in den Mittelpunkt der Auswahl – statt formaler Kriterien wie Abschluss oder lückenlosem Lebenslauf. Ziel sind treffsicherere und fairere Entscheidungen und ein größerer Kandidatenkreis.
Sonderzahlungen (13./14. Gehalt): Sonderzahlungen sind Urlaubs- und Weihnachtsgeld – das sogenannte 13. und 14. Gehalt. Sie sind gesetzlich nicht zwingend, aber in nahezu allen österreichischen Kollektivverträgen vorgesehen und bis zu einem Freibetrag steuerlich begünstigt.

T

Talent-Pool / Talent-Pipeline: Ein Talent-Pool ist eine gepflegte Datenbank interessanter Kandidat:innen, mit denen bereits Kontakt bestand – etwa frühere Bewerber:innen oder aktiv gesourcte Profile. Er verkürzt künftige Besetzungen, weil passende Menschen nicht jedes Mal neu gesucht werden müssen.
Time-to-Hire: Time-to-Hire misst die Zeit von der ersten Kontaktaufnahme mit einer Kandidat:in bis zur Vertragsunterschrift. Sie zeigt die Effizienz des Auswahlprozesses; die verwandte Kennzahl Time-to-Fill misst ab Freigabe der Vakanz.

U

Überzahlung (Ist-Gehalt): Überzahlung ist der Teil des Gehalts, der über dem kollektivvertraglichen Mindestentgelt liegt. Das tatsächlich bezahlte Gehalt (Ist-Gehalt) setzt sich also aus KV-Mindestgehalt plus Überzahlung zusammen und ist das eigentliche Verhandlungsfeld.

V

Verwendungsgruppe / Einstufung: Die Verwendungsgruppe ordnet eine Tätigkeit einer Stufe im Gehaltsschema des Kollektivvertrags zu. Aus Verwendungsgruppe und Anzahl der Berufsjahre ergibt sich das KV-Mindestgehalt – maßgeblich ist die tatsächliche Tätigkeit, nicht der Jobtitel.

Dieses Glossar gibt einen Überblick nach bestem Wissen (Stand: Juli 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindliche Auskünfte zu Arbeitsrecht und Kollektivverträgen erteilen die Arbeiterkammer und die zuständige Gewerkschaft.