Datenschutzerklärung

Wer ist für die Verarbeitung verantwortlich?

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die teamCon GmbH (Marke voccess), Landstraße 82, 4020 Linz, Österreich. Du erreichst uns per E-Mail unter office@voccess.com oder telefonisch unter +43 732 27451881.

Firmenbuchnummer FN 414513 d, Firmenbuchgericht Landesgericht Linz, UID-Nummer ATU68637111 (siehe auch Impressum). Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt – für alle Anliegen zum Datenschutz genügt eine Nachricht an die oben genannte Adresse.

Welche Daten verarbeiten wir, und wofür?

Der folgende Überblick zeigt alle Bereiche, in denen bei uns personenbezogene Daten anfallen. Die Einzelheiten stehen in den jeweiligen Abschnitten weiter unten.

Welche Rechte hast du?

Du kannst diese Rechte jederzeit formlos geltend machen – eine E-Mail an die oben genannte Adresse genügt, eine Begründung brauchst du nicht. Wir antworten innerhalb eines Monats.

• Auskunft (Art. 15): Welche Daten wir zu dir gespeichert haben. Im Bewerber-Konto lädst du dir unter Einstellungen jederzeit selbst einen vollständigen Export als Datei herunter.
• Berichtigung (Art. 16): Korrektur unrichtiger Daten – im Konto direkt selbst möglich.
• Löschung (Art. 17): Im Konto kannst du dein Profil selbst vollständig löschen, samt hochgeladener Dokumente.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20).
• Widerspruch (Art. 21) gegen Verarbeitungen, die wir auf ein berechtigtes Interesse stützen.
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3) mit Wirkung für die Zukunft – etwa über die Cookie-Einstellungen oder die Benachrichtigungs-Schalter im Konto.

Hosting, Datenbank und Server-Protokolle

Die Website wird bei Vercel Inc. (USA) betrieben; unsere Datenbank, die Nutzerverwaltung und der Dateispeicher laufen bei Supabase Inc. (USA) in einem Rechenzentrum in London (Region eu-west-2, Vereinigtes Königreich). Beide Anbieter sind Auftragsverarbeiter, mit denen ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO besteht. Zur Übermittlung in Drittländer siehe den Abschnitt dazu weiter unten.

Beim Aufruf der Website fallen technisch notwendige Protokolldaten an: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem. Diese Daten brauchen wir, um die Seite auszuliefern und Angriffe zu erkennen. Wir führen sie nicht mit anderen Daten zusammen.

Hochgeladene Dokumente (Lebenslauf, Zeugnisse, Profilbild) liegen in nicht öffentlichen Speicherbereichen. Sie sind nicht über eine erratbare Adresse abrufbar: Zum Anzeigen erzeugt die Anwendung jeweils einen Link, der nach zwei Minuten verfällt.

Cookies und deine Einwilligung

Technisch notwendige Cookies setzen wir ohne Einwilligung – dazu zählt insbesondere das Sitzungs-Cookie, das dich nach der Anmeldung eingeloggt hält. Ohne dieses Cookie funktioniert das Bewerber-Konto nicht.

Alle übrigen Cookies und vergleichbaren Techniken setzen wir erst, nachdem du im Einwilligungsbanner aktiv zugestimmt hast. Das entspricht § 165 Abs. 3 des Telekommunikationsgesetzes 2021 und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Voreingestellt ist die Ablehnung, und die Schaltfläche zum Ablehnen ist genauso sichtbar wie die zum Zustimmen.

Deine Entscheidung kannst du jederzeit über die Cookie-Einstellungen ändern oder widerrufen. Bis zu einer Zustimmung übermitteln die unten genannten Dienste keine Daten; wir setzen dafür den Consent Mode v2 ein, bei dem sämtliche Einwilligungsarten standardmäßig auf abgelehnt stehen.

Webanalyse und Marketing

Wir möchten verstehen, welche Inhalte gelesen werden und welche Wege zu einer Bewerbung führen. Dafür setzen wir derzeit Google Analytics 4 und Microsoft Clarity ein, für Anfragen von Unternehmen zusätzlich HubSpot – ausschließlich nach deiner Einwilligung. Verweigerst du sie, kannst du die Website vollständig nutzen.

Google Analytics 4 lädt erst, nachdem du im Einwilligungsbanner der Statistik bzw. Google Analytics zugestimmt hast. Es setzt dann die Cookies _ga und _ga_* (Speicherdauer jeweils zwei Jahre), mit denen wiederkehrende Besuche und Sitzungen unterschieden werden. Neben Seitenaufrufen erfassen wir damit einzelne Schritte auf der Website: abgeschickte Kontaktanfragen (mit der gewählten Anliegen-Kategorie), Klicks auf unsere E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, geöffnete Terminbuchung, Registrierung, Schritte und Abschluss des Profil-Onboardings, abgeschlossene Assessments, begonnene und abgeschickte Bewerbungen (mit der Nummer der Stelle), gemerkte Jobs, angelegte Job-Alerts und hochgeladene Lebensläufe. Inhalte deiner Angaben, Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern werden dabei nicht übermittelt. Vollständige IP-Adressen werden von Google Analytics 4 nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 165 Abs. 3 TKG 2021); du kannst sie jederzeit über „Cookie-Präferenzen“ am Ende jeder Seite widerrufen.

Microsoft Clarity lädt ebenfalls erst nach deiner Zustimmung zu Statistik bzw. Microsoft Clarity. Es setzt die Cookies _clck (ein Jahr) und _clsk (ein Tag), mit denen Seitenaufrufe einem Besuch zugeordnet werden, und übermittelt Clarity, dass die Daten nicht für Werbezwecke genutzt werden dürfen. Rechtsgrundlage und Widerruf wie bei Google Analytics 4.

Ohne Einwilligung und ohne Cookies messen wir die Reichweite mit Matomo: aufgerufene Seiten, Verweildauer, Herkunft der Zugriffe sowie grobe Angaben zu Gerät und Browser. Matomo setzt keine Cookies, vergibt keine Nutzerkennung, zeichnet keine Sitzungen auf und kürzt die IP-Adresse, bevor sie gespeichert wird; ist in deinem Browser „Do Not Track“ aktiviert, findet keine Messung statt. Die Daten bleiben auf einem eigenen Matomo-Server (matomo.seocon.at), den unsere Agentur seoCon für uns als Auftragsverarbeiter betreibt, und werden nicht an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Statistik (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); du kannst jederzeit per E-Mail widersprechen oder „Do Not Track“ aktivieren.

HubSpot lädt erst nach deiner Zustimmung zu Marketing bzw. HubSpot. Es setzt die Cookies __hstc und hubspotutk (je sechs Monate), __hssc (30 Minuten) und __hssrc (Sitzung), mit denen Besuche wiedererkannt und einer späteren Anfrage zugeordnet werden. Schickst du danach unser Kontaktformular ab, werden deine Angaben daraus (Name, Firma, Funktion, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anliegen und Nachricht) zusätzlich in unsere Kundenverwaltung bei HubSpot übernommen. Andere Formulare – etwa Registrierung, Bewerberprofil oder Bewerbung – übermitteln wir nicht an HubSpot. Rechtsgrundlage und Widerruf wie bei Google Analytics 4.

Die folgenden Dienste sind in Vorbereitung und derzeit nicht eingebunden. Sie würden ebenfalls erst nach deiner Einwilligung geladen; bevor einer davon zum Einsatz kommt, ergänzen wir ihn in der Tabelle oben.

Google, Microsoft und HubSpot verarbeiten die Daten teilweise in den USA, ebenso einige der Dienste in Vorbereitung. HubSpot speichert die Daten unseres Kontos im Rechenzentrum in der EU. Näheres dazu steht im Abschnitt zur Übermittlung in Drittländer. Bei Google (und künftig Meta) ist außerdem nicht auszuschließen, dass die erhobenen Daten mit einem bestehenden Konto bei diesen Anbietern zusammengeführt werden, wenn du dort angemeldet bist.

Kontaktformular und Terminbuchung

Schickst du uns das Kontaktformular, speichern wir deine Angaben in unserer Datenbank und benachrichtigen unser Team per E-Mail. Pflicht sind nur Anliegen, Firma, Name und E-Mail-Adresse; alle weiteren Felder sind freiwillig und dienen dazu, dein Anliegen besser einzuordnen. Hast du im Einwilligungsbanner HubSpot zugestimmt, übernehmen wir die Anfrage zusätzlich in unsere Kundenverwaltung bei HubSpot (siehe Webanalyse und Marketing).

Zum Schutz vor automatisierten Einsendungen prüfen wir, ob ein für Menschen unsichtbares Feld ausgefüllt wurde und wie lange das Ausfüllen gedauert hat. Diese Prüfung wertet kein Verhalten aus und setzt kein Cookie.

Zusätzlich schützen wir das Kontaktformular, die Registrierung und die Formulare „Passwort vergessen“ und „Bestätigungsmail erneut senden“ mit Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., USA). Turnstile lädt erst mit einem dieser Formulare und prüft anhand technischer Merkmale deines Browsers und deiner IP-Adresse, ob ein Mensch das Formular abschickt; meist ohne dass du etwas tun musst, selten mit einem Kästchen zum Anklicken. Cookies auf voccess.com setzt Turnstile nicht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Formulare vor Spam und Missbrauch zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Cloudflare ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

Für die Terminvereinbarung verlinken wir auf der Seite „Erstgespräch“ auf einen externen Terminkalender. Erst wenn du ihn öffnest, werden Daten an den Anbieter übertragen; buchst du einen Termin, gilt zusätzlich dessen Datenschutzerklärung.

Bewerber-Konto

Für ein Konto brauchen wir eine E-Mail-Adresse und ein Passwort. Alternativ kannst du dich mit LinkedIn oder mit Google anmelden. In dein Bewerberprofil übernehmen wir davon ausschließlich Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse.

Im Profil erfasst du selbst, was du preisgeben möchtest: Kontaktdaten, Wunschregionen und Arbeitsmodelle, angestrebte Rollen, Berufserfahrung, Ausbildung, Kenntnisse und Sprachen sowie eine Gehaltsvorstellung. Der Fortschrittsbalken ist ein Hinweis, keine Verpflichtung – außer Name und E-Mail-Adresse ist kein Feld zwingend.

Wir protokollieren, wann du der Datenschutzerklärung zugestimmt hast und in welcher Fassung. Diesen Nachweis verlangt Art. 7 Abs. 1 DSGVO von uns.

Bei der Registrierung speichern wir, über welchen Weg du zu uns gekommen bist: Kampagnenkennungen aus dem Link (UTM-Parameter), die verweisende Website und die erste aufgerufene Seite deines Besuchs. Diese Angaben hält nur dein Browser für die Dauer der Sitzung fest (kein Cookie), gespeichert werden sie erst mit der Registrierung. Zusammen mit deiner freiwilligen Antwort auf „Woher kennst du voccess?“ nutzen wir sie, um zu verstehen, welche Kanäle uns Bewerber:innen bringen (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Legst du in der Jobsuche einen Job-Alert an, speichern wir deine Suchfilter und schicken dir neue passende Stellen per E-Mail. Du kannst jeden Alert im Konto pausieren oder löschen; mit dem Löschen endet der Versand.

Du kannst dein Konto jederzeit in den Einstellungen selbst löschen. Damit werden dein Profil, deine Bewerbungen, deine Empfehlungen und alle hochgeladenen Dateien entfernt. Ausgenommen sind Daten, die wir gesetzlich aufbewahren müssen, sowie bereits an ein Unternehmen übermittelte Bewerbungsunterlagen – dort ist das Unternehmen selbst verantwortlich.

Bewerbungen und Weitergabe an Unternehmen

Ein bloß angelegtes Profil sieht kein Unternehmen. Bewirbst du dich auf eine konkrete Stelle, geht deine Bewerbung samt Profil und Lebenslauf zuerst an voccess: Sie sehen die Recruiter:innen, die die Stelle betreuen – bei Executive-Search-Mandaten auch die zuständige Partner:in, die unter der Marke voccess für uns arbeitet. Jede Person sieht dabei nur die Bewerbungen auf die Stellen, für die sie zuständig ist.

Deine Unterlagen gibt die zuständige Recruiter:in im Rahmen deiner Bewerbung an das Unternehmen weiter, bei dem die Stelle zu besetzen ist – nur für diese eine Stelle. Die Unternehmen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Deine Gehaltsvorstellung geht nur mit, wenn du dem bei der Bewerbung zustimmst.

Zu deiner Bewerbung halten die Recruiter:innen Notizen und Gesprächsergebnisse fest, damit sie beurteilen können, welche Stelle zu dir passt (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Vor dem Absenden zeigen wir dir in wenigen Schritten, welche Angaben mitgehen. Antworten, die du dort gibst, übernehmen wir in dein Profil, damit die nächste Bewerbung kürzer wird.

Zum Stand deiner Bewerbung führen wir einen Verlauf mit den Statusänderungen und deren Zeitpunkt. Zu laufenden Bewerbungen erhältst du eine Bestätigungs-E-Mail, einige Tage später eine Einladung zu unseren Assessments und – solange sie noch offen sind – höchstens eine Erinnerung daran. Wählen wir dich für eine Stelle nicht aus, informieren wir dich einige Tage nach den Assessments und halten dich für künftige passende Stellen in Evidenz. Diese Benachrichtigungen kannst du in den Einstellungen abschalten; den Stand siehst du jederzeit in deinem Konto.

Assessments und Deep Match

Im Konto kannst du drei Assessments ausfüllen: Werte und Arbeitskultur, Motivation (etwa Gehaltsuntergrenze, Präsenztage, Reisebereitschaft, Fahrzeit) und fachliche Kompetenzen in deiner Rollenfamilie. Aus deinen Antworten und dem Anforderungsprofil einer Stelle berechnen wir, wie gut beide zusammenpassen. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung einer Vermittlung auf deinen Wunsch (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); die Assessments sind freiwillig und jederzeit unterbrechbar.

Die Ergebnisse sehen die Recruiter:innen von voccess. Jedes Ergebnis prüft eine Recruiter:in einzeln und hält ihre Entscheidung mit Begründung fest. Erst ein freigegebenes Ergebnis erscheint im Kundenbereich des Unternehmens, dem die Stelle gehört – ohne Namen und Kontaktdaten, als „Kandidat:in 1, 2, …“. Den Kontakt stellt voccess her. Du selbst siehst eine Rückmeldung zu deinen Stärken, aber keine Punktwerte.

Wie lange du für eine Frage brauchst und wo du ein Assessment unterbrichst, erfassen wir, um die Fragebögen zu verbessern. Ausgewertet wird das nur zusammengefasst und ohne Namen.

Einsatz künstlicher Intelligenz

Wir setzen KI ein, um dir das Anlegen deines Profils zu erleichtern und passende Stellen vorzuschlagen. Das geschieht nur mit Daten, die du selbst eingestellt hast.

1. 01

   Lebenslauf-Analyse – nur auf deinen Wunsch

   Startest du im Konto die Analyse oder lädst du im Onboarding mit deiner Einwilligung deinen Lebenslauf bzw. dein LinkedIn-Profil als PDF hoch, übermitteln wir den Inhalt an OpenAI, um daraus Berufserfahrung, Ausbildung und Kenntnisse zu strukturieren. Der Anbieter verwendet über diese Schnittstelle übermittelte Daten nicht zum Training seiner Modelle. Im Konto siehst du das Ergebnis zuerst und bestätigst es Abschnitt für Abschnitt; im Onboarding füllen wir damit dein Profil vor, und du prüfst und änderst jede Angabe in den folgenden Schritten. Bereits erfasste Angaben werden in beiden Fällen nie überschrieben.

2. 02

   Lebenslauf-Auszug für unser Recruiting-Team

   Hast du einen Lebenslauf hochgeladen, können die Recruiter:innen, die deine Bewerbung betreuen, ihn ebenfalls von der KI auslesen lassen (OpenAI, wie oben), um Berufserfahrung, Ausbildung, Kenntnisse und Sprachen übersichtlich zu sehen – etwa wenn dein Profil noch nicht ausgefüllt ist. Das Ergebnis steht nur in unserer internen Verwaltung: Es wird nicht in dein Profil übernommen, nicht an Unternehmen weitergegeben und nicht für eine Bewertung oder Reihung verwendet. Wir speichern es, solange der Lebenslauf bzw. dein Konto besteht, damit der Lebenslauf nicht mehrfach übermittelt werden muss.

3. 03

   Sprachaufnahmen – nur auf deinen Wunsch

   Wählst du im Onboarding das Audio-Interview oder nutzt du an einem Profilfeld „Einsprechen“, übermitteln wir jede Sprachaufnahme mit deiner Einwilligung an OpenAI, um sie in Text umzuwandeln. Die Aufnahmen speichern wir nicht. Beim Audio-Interview siehst und korrigierst du den erkannten Text; erst wenn du die Antworten übernimmst, werten wir sie wie einen Lebenslauf aus und füllen damit dein Profil vor – bereits erfasste Angaben werden nie überschrieben. Beim Einsprechen an einem Feld arbeitet die KI das Gesagte in dieses Feld ein; das Ergebnis steht nur im Formular, bis du es prüfst und selbst speicherst.

4. 04

   Vorschläge für Fähigkeiten

   Im Onboarding und in deinem Profil schlagen wir dir Fähigkeiten vor, die zu deinem Profil passen. Dafür übermitteln wir deine Wunschbereiche, dein Erfahrungslevel, die Bezeichnungen und Beschreibungen deiner bisherigen Positionen, deine Abschlüsse und Fachrichtungen sowie die bereits gewählten Fähigkeiten an OpenAI – ohne Namen, Kontaktdaten, Arbeitgeber oder Schulen. Die Vorschläge speichern wir nicht; in dein Profil kommt nur, was du selbst auswählst.

5. 05

   Job-Empfehlungen – Vorschläge, keine Entscheidung

   Für Empfehlungen berechnen wir aus deinem Profil und aus Stellenanzeigen jeweils eine mathematische Darstellung des Textes und vergleichen beide. Dazu kommen nachvollziehbare Regeln zu Kenntnissen, Rolle, Ort und Gehalt. Das Ergebnis ist eine Reihung mit einer Begründung, die wir dir anzeigen.

Die Zahl der Analyseläufe ist pro Person und Tag begrenzt. Wir protokollieren jeden Lauf mit Zeitpunkt und Ergebnisstatus, um Fehler nachvollziehen zu können; der Inhalt deines Lebenslaufs steht nicht in technischen Protokollen. Das strukturierte Ergebnis eines Laufs speichern wir, damit du es prüfen kannst bzw. das Recruiting-Team es sieht.

E-Mail-Versand

Unsere E-Mails versenden wir über Google Workspace (Google Ireland Limited). Das betrifft die Benachrichtigung über Kontaktanfragen, die Bestätigung einer Bewerbung, Erinnerungen zu laufenden Bewerbungen sowie – sofern du sie aktivierst – Hinweise auf passende Stellen.

Wir verschicken keine Werbe-Newsletter ohne Anmeldung. Jede Benachrichtigungsart lässt sich im Konto einzeln abschalten.

An wen geben wir Daten weiter?

Wir verkaufen keine Daten. Empfänger sind unsere Recruiter:innen und Partner:innen, Auftragsverarbeiter, die für uns tätig und nach Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden sind, sowie Unternehmen, bei denen du dich bewirbst. Auftragsverarbeiter greifen nur zu, soweit es für ihre Leistung nötig ist.

Wenn wir rechtlich dazu verpflichtet sind oder Rechtsansprüche verteidigen müssen, können Behörden, Gerichte oder unsere Rechtsvertretung Daten erhalten.

Hinzu kommen Google (Google Analytics 4), Microsoft (Clarity) und HubSpot, sobald du im Einwilligungsbanner zugestimmt hast (siehe Webanalyse und Marketing).

Übermittlung in Drittländer

Unsere Datenbank liegt in einem Rechenzentrum im Vereinigten Königreich. Für das Vereinigte Königreich hat die Europäische Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt (Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO); zusätzliche Garantien sind dafür nicht erforderlich.

Einige der genannten Anbieter verarbeiten Daten in den USA. Soweit das der Fall ist, stützen wir die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework oder – wo dieser nicht greift – auf die Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO samt ergänzender Schutzmaßnahmen.

Ein gleichwertiges Datenschutzniveau lässt sich damit nicht in jedem Fall garantieren; insbesondere sind Zugriffe US-amerikanischer Behörden nicht vollständig auszuschließen. Bei den einwilligungspflichtigen Diensten ist deine Zustimmung zugleich eine Einwilligung in diese Übermittlung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Wie lange speichern wir?

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Es gelten die folgenden Fristen.

Wie schützen wir deine Daten?

• Die gesamte Übertragung ist mit TLS verschlüsselt.
• In der Datenbank gilt für jede Tabelle mit Personenbezug eine Zugriffsregel: Du siehst nur deine eigenen Daten, Recruiter:innen und Partner:innen nur die Bewerbungen auf die Stellen, die sie betreuen. Diese Regeln werden automatisiert gegengeprüft.
• Hochgeladene Dateien liegen in nicht öffentlichen Speicherbereichen und sind nur über kurzlebige, signierte Links erreichbar.
• Passwörter speichern wir ausschließlich als Hash; wir können sie nicht einsehen.
• Fehlerprotokolle enthalten keine personenbezogenen Inhalte, sondern nur technische Kennungen.

Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung ändert – etwa weil ein Dienst hinzukommt. Jede Fassung trägt eine Versionskennung. Betrifft eine Änderung den Umfang einer Einwilligung, holen wir diese neu ein.