Kennzahlen & Prozess
Applicant Tracking System (ATS)
Auch: ATS · Bewerbermanagementsystem
Ein Applicant Tracking System (ATS) ist eine Software zur Verwaltung von Bewerbungen und Auswahlprozessen. Es bündelt Kandidatendaten, Status, Kommunikation und Auswertungen an einer Stelle.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein ATS zentralisiert Bewerbungen, Status und Kommunikation statt verstreuter E-Mails und Tabellen.
- Es schafft Nachvollziehbarkeit, wer in welchem Status ist und wer was entschieden hat.
- Damit ist es die Basis für Compliance-Dokumentation und für Kennzahlen wie Time-to-Hire.
- In Österreich gelten für gespeicherte Bewerberdaten die DSGVO-Grundsätze (Zweckbindung, Löschfristen).
Was ist ein ATS?
Ein Applicant Tracking System (Bewerbermanagementsystem) ist die zentrale Software, in der ein Unternehmen seine offenen Stellen und alle dazugehörigen Bewerbungen verwaltet. Jede Kandidat:in durchläuft dort definierte Status – etwa eingegangen, in Prüfung, im Gespräch, Angebot, eingestellt oder abgesagt. Statt in Postfächern und Tabellen liegen Profile, Dokumente, Notizen und Nachrichten an einem Ort.
Welche Aufgaben übernimmt ein ATS?
- Bewerbungen sammeln und strukturiert ablegen (aus Karriereseite, Jobbörsen, Direktansprache).
- Den Status jeder Bewerbung entlang des Recruiting-Funnels abbilden.
- Kommunikation mit Kandidat:innen dokumentieren und teils automatisieren (Eingangsbestätigung, Absage).
- Auswertungen liefern: Time-to-Hire, Konversionsraten, Herkunft der besten Kandidat:innen.
ATS, Compliance und Datenschutz
Weil ein ATS jede Statusänderung und Entscheidung protokolliert, ist es die technische Grundlage für nachvollziehbare, dokumentierte Auswahl. Das hilft, Entscheidungen gegenüber der Gleichbehandlung zu begründen und Kennzahlen belastbar zu erheben.
DSGVO im Blick behalten
Bewerberdaten dürfen nur zweckgebunden und nur so lange gespeichert werden, wie es nötig ist. Für einen Talent-Pool braucht es eine Einwilligung. Ein gutes ATS unterstützt Löschfristen und Zugriffsrechte – so, wie es im voccess-Backend als echte Grenze (Owner-Scoping, Audit-Log) umgesetzt ist.
Häufige Fragen
- Brauchen kleine Unternehmen ein ATS?
- Sobald mehrere Stellen parallel laufen oder mehrere Personen an der Auswahl beteiligt sind, spart ein ATS Zeit und verhindert, dass Bewerbungen untergehen. Bei nur wenigen Besetzungen im Jahr kann ein einfaches, aber sauber dokumentiertes Verfahren ausreichen.
- Ist ein ATS dasselbe wie eine Matching-Software?
- Nein. Ein ATS verwaltet den Prozess und die Daten. Matching-Funktionen (Abgleich von Profil und Anforderung) können in einem ATS enthalten sein, sind aber eine eigene Fähigkeit – die Auswahlentscheidung bleibt beim Menschen.