Executive Assistant & Projektkoord.

• Selbstständige Bearbeitung operativer Themen des Managing Directors CEE bis zum Abschluss
• Strukturierung und Bearbeitung des E-Mail-Postfachs des Managing Directors
• Management und Koordination des Kalenders inklusive Terminplanung
• Nachverfolgung von Aufgaben, Terminen und Entscheidungen der Organisation
• Koordination und Überwachung von Projekten für termingerechte Umsetzung
• Einholung und Prüfung von Daten aus verschiedenen Ländern und Bereichen
• Konsolidierung und Aufbereitung von Informationen
• Erstellung von KPI-Übersichten, Statistiken und Analysen
• Erarbeitung von Präsentationen und Management-Reports
• Vor- und Nachbereitung von Management-Meetings mit Nachverfolgung der Maßnahmen
• Erstellung von Schriftverkehr und Unterlagen zur Freigabe durch den Managing Director
• Einsatz von KI-Tools für Recherche, Analyse, Reporting und Kommunikation
• Optimierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen mit Hilfe moderner KI-Technologien
• Organisation und Koordination von Reisen, Terminen und Firmenveranstaltungen der Geschäftsführung

• Mehrjährige relevante Berufserfahrung, idealerweise mindestens 4 Jahre
• Erfahrungen als Executive Assistant, Project Coordinator oder im PMO
• Sehr gute Organisationsfähigkeit und hohe Eigeninitiative
• Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit Aufgaben
• Schnelle, strukturierte und proaktive Arbeitsweise
• Fähigkeit, mehrere komplexe Themen parallel zu steuern
• Sehr gutes Nachverfolgen von Terminen und Aufgaben bis zur Umsetzung
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit Führungskräften und verschiedenen Ansprechpartnern
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Gute Englischkenntnisse
• Polnischkenntnisse sind von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Excel und PowerPoint
• Kenntnisse im Umgang mit KI-Tools oder Lernbereitschaft zur Nutzung
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen

• Umfangreiche Assistenzaufgaben mit eigenem Gestaltungsspielraum
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Zuschuss für das Mittagessen
• Gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Vorhandensein von Mitarbeiterparkplätzen
• Professionelles Arbeitsumfeld mit Fokus auf Verlässlichkeit und Teamarbeit
• Arbeitsplatz in einem sicheren und wachstumsorientierten Unternehmen
• Enge Zusammenarbeit mit dem Managing Director CEE
• Einblicke in strategische und operative Unternehmensbereiche
• Teilzeitstelle mit 20 Stunden pro Woche, verteilt auf fünf Tage
• Option zur späteren Erhöhung der Arbeitszeit

Das ausschreibende Unternehmen ist im Bereich Sonstige Dienstleistungen tätig und sucht Verstärkung am Standort Wien.

Der Auftraggeber wird in diesem Verfahren vertraulich behandelt. Den Namen erfahren Sie im Bewerbungsprozess.